Личные файлы могут легко и быстро стать неорганизованными. Чем более неорганизованными станут ваши файлы, тем сложнее будет их снова найти в будущем. Чтобы упростить поиск и хранение ваших личных файлов, вам нужно потратить некоторое время на их правильную организацию. Какую систему вы будете использовать, зависит от вас. Однако есть несколько основных методов организации личных файлов, которые можно использовать, чтобы упорядочить файлы.
Шаги
Часть 1 из 4: Использование основных методов организации
Шаг 1. Будьте проще
Смысл создания файловой системы - облегчить себе жизнь. Вы не захотите делать свою систему слишком сложной или запутанной. Если ваша система будет настолько простой, насколько вы можете, это поможет вам легко сохранять или извлекать любые документы, которые могут вам понадобиться для работы.
- Отложите только то, что вам нужно. Хранение слишком большого количества может сделать вашу систему неуклюжей и сложной в использовании.
- Избегайте ненужной сложности вашей файловой системы.
- Выбросьте файлы, которые, как вы уверены, вам больше не нужны.
Шаг 2. Используйте правильную глубину в вашей системе
Может возникнуть соблазн создать множество различных категорий и подкатегорий для ваших файлов, чтобы они соответствовали друг другу. Тем не менее, рекомендуется создавать только категории широкого уровня и использовать столько, сколько вам абсолютно необходимо. Создание слишком большого количества категорий может привести к неуклюжей и неэффективной системе хранения. Убедитесь, что вы создали в своей системе необходимую организационную глубину, чтобы она работала бесперебойно.
- Избегайте создания слишком подробных подкатегорий для вашей системы. Например, «Квитанции, Еда, Хлеб» будет слишком подробным, чтобы быть полезным.
- Простая категория для ежемесячных или еженедельных квитанций может быть более подходящей для вашей файловой системы.
- Создание раздела для клиентов с последующим их расположением в алфавитном порядке - это пример эффективного уровня глубины.
Шаг 3. Сделайте так, чтобы ваши файлы было легко найти
Ваша файловая система значительно выиграет от наличия очевидных визуальных подсказок, которые позволят вам точно знать, где что-то хранится. Если вы сделаете разделы файловой системы очевидными, это поможет вам быстро найти элемент или файл. Помните о некоторых из этих советов, чтобы выделить файлы:
- Используйте цветные папки для обозначения определенных категорий или разделов.
- Попробуйте вести удобный список цветов и категорий, которые вы им назначили.
- Используйте средство для создания этикеток, чтобы четко обозначить файлы.
- Следите за сокращением ваших папок. Попробуйте использовать только одну вырезку папки для каждой категории или раздела.
Шаг 4. Подумайте, какие типы файловых контейнеров вам понадобятся
Прежде чем вы сможете систематизировать свои файлы, вам нужно найти что-нибудь для их размещения. Какой именно тип файловых контейнеров вы будете использовать, будет зависеть от количества файлов, которые вы должны хранить, их важности, размеров документов и частоты, с которой вам необходимо получить к ним доступ. Ознакомьтесь с некоторыми из этих советов, чтобы понять, какие файловые контейнеры могут вам подойти:
- Если вам нужно хранить очень важные документы, подумайте о покупке огнестойкого контейнера для хранения.
- Обнаружение печати лаборатории андеррайтеров на контейнере может указывать на то, что контейнер будет защищать ваши файлы примерно в течение часа при пожаре с температурой 1700 градусов по Фаренгейту.
- Для обычных файлов вы можете приобрести базовый шкаф для документов. Для деликатных или конфиденциальных файлов подумайте о покупке более надежного картотеки или сейфа.
- Убедитесь, что в вашем контейнере для документов достаточно места для хранения всех ваших файлов.
- Если у вас есть документы необычного размера, убедитесь, что они поместятся в вашем контейнере для хранения. Например, документы юридического размера могут влиять на размер необходимой папки, а также на размеры хранилища.
Часть 2 из 4: Организация ваших документов
Шаг 1. Соберите все свои документы
Прежде чем вы сможете приступить к систематизации документов, убедитесь, что у вас есть все документы перед собой. Пока не беспокойтесь о том, как организованы или расположены ваши файлы. А пока соберите все документы, которые, по вашему мнению, необходимо сохранить, и приготовьтесь их отсортировать.
- Выньте старые документы, которые вы уже отсортировали. Возможно, вы захотите переставить их, чтобы они соответствовали новой системе, которую вы создаете.
- Убедитесь, что у вас собраны все последние документы, которые можно отсортировать.
Шаг 2. Отсортируйте файлы по активным и архивным элементам
Когда вы организуете свои файлы, может быть полезно разделить их на две основные категории: активные файлы, с которыми вам нужно работать, и архивные файлы, которые вам нужно сохранить. Это поможет вам получить доступ к файлам, которые вы используете чаще, и аккуратно хранить файлы, к которым вам не понадобится немедленный доступ.
- Активные файлы - это документы, к которым вам все еще нужно часто обращаться, ссылаться или иным образом обращаться.
- Архивные файлы - это документы, которые вам не понадобятся в ближайшем будущем, но которые все же необходимо сохранить.
Шаг 3. Создайте и пометьте правильные категории для вашей системы
Собрав все файлы в одном месте, вы можете провести их быструю инвентаризацию. Когда вы просматриваете свои файлы, обратите внимание на общие категории, которые они могут соответствовать. Запишите эти категории, чтобы создать базовую организационную систему, которую вы будете использовать для своих файлов. Взгляните на некоторые из этих общих категорий, чтобы понять, какие из них вы можете использовать:
- Юридические записи с подкатегориями, такими как свидетельства о рождении, свидетельства о смерти или документы о браке.
- Финансовые документы, содержащие ваши прошлые финансовые сводки, информацию о кредитных картах, кредитные отчеты или годовые финансовые сводки.
- Записи о собственности.
- Личные документы, такие как дипломы, трудовые книжки, медицинские записи и страховые полисы.
Шаг 4. Заархивируйте документы длительного хранения
Поместите документы, которые вы пометили как архивные файлы, в контейнер для длительного хранения. Доступ к этим файлам будет осуществляться нечасто, поэтому убедитесь, что они помещены в соответствующие категории в файловой системе для последующего использования. Архивные файлы, скорее всего, составят большую часть ваших поданных и систематизированных документов.
- Долгосрочное хранение можно разделить на две дополнительные категории: постоянные файлы и «мертвые» файлы.
- Постоянные файлы могут включать документы об образовании, документы о трудоустройстве или другие важные документы, к которым вам может потребоваться доступ.
- «Мертвые» файлы - это документы, к которым вам, возможно, больше не понадобится доступ. Под эту категорию могут подойти старые налоговые отчеты. Однако помните, что налоговые декларации следует хранить в течение семи лет.
Шаг 5. Поместите текущие документы в раздел активных документов
Документы, которые вы будете часто использовать или которые все еще необходимо просмотреть, необходимо будет поместить в раздел активных документов. Этот раздел вашей файловой системы позволит вам быстро получить доступ к документам, которые еще не совсем готовы к архивированию. Ниже приведены четыре наиболее распространенных категории активных документов, которые вы можете использовать:
- Документы, требующие вашего внимания.
- Документы, которые вам еще нужно прочитать или просмотреть.
- Счета, которые вам еще нужно оплатить.
- Документы, готовые к сдаче на длительное хранение.
Часть 3 из 4: Организация электронных файлов
Шаг 1. Начните с широких категорий, затем сделайте более конкретными
Как и в случае с вашими физическими файлами, вы захотите начать с самых широких категорий, в которые вписываются ваши файлы. Например, если вы являетесь независимым подрядчиком, вы можете организовать свои файлы по работодателям. То есть создайте по одной папке для каждого из них. Затем вы должны разделить файлы в каждой широкой категории на более мелкие. Это означает, что папки вашего работодателя можно разделить на разные папки, содержащие информацию о каждом проекте с этим работодателем.
- Постарайтесь оставаться последовательными в каждой широкой категории. Это упростит поиск ваших файлов. Например, у вас может быть подпапка для каждого проекта, содержащая такие файлы, как «проектные документы», «биллинг» и «сообщения».
- Вы также можете систематизировать папки по годам, если это кажется проще или более актуальным для ваших файлов.
Шаг 2. Отсканируйте или загрузите файлы, которых у вас еще нет, в электронном виде
Может оказаться полезным, если все ваши файлы будут сохранены в электронном виде в одном месте. Несмотря на необходимое время, вам следует попытаться отсканировать как можно больше физических документов, чтобы их можно было сохранить в электронном виде и сделать резервную копию. Кроме того, обязательно загрузите любые файлы, хранящиеся в Интернете в других местах, на случай, если веб-сайт хостинга станет недоступным, когда вам снова понадобятся файлы. Организуйте эти файлы так же, как и любые другие.
Шаг 3. Дайте вашим файлам конкретные имена
Имена файлов должны быть понятными и уникальными. То есть вы должны иметь возможность смотреть на имена файлов и сразу знать, что в них содержится. Попробуйте указать дату, указатель папок, в которых будет находиться файл, и отдельный дескриптор. Например, файл биллинга, созданный в июне 2016 года для вашего клиента X Corp, может называться «0616_XCorp_Invoice_2». Это позволит вам точно знать, что содержит файл, не тратя время на его открытие.
Какую бы систему вы ни использовали для именования файлов, просто делайте это последовательно. После того, как вы выбрали систему, придерживайтесь ее; позже будет сложно вернуться и переименовать все файлы
Шаг 4. Регулярно создавайте резервные копии файлов
Основная опасность электронного хранения файлов заключается в том, что ваша информация может быть утеряна из-за сбоя компьютера. Будьте готовы к этому, регулярно создавая резервные копии своих файлов на онлайн-сервисе резервного копирования, на компакт-дисках или на внешнем жестком диске. Обязательно пометьте эти устройства хранения так же четко, как вы пометили свои файлы. Если у вас есть внешний привод или компакт-диски, подумайте о том, чтобы хранить их в безопасном месте подальше от вашего основного места жительства, чтобы избежать полной потери в результате пожара или стихийного бедствия.
Часть 4 из 4: Обслуживание вашей файловой системы
Шаг 1. Следите за своей системой
После того, как вы создали свою систему наполнения, вы захотите продолжать использовать ее по своему назначению. Слишком большое отставание, игнорирование элементов, которые необходимо зарегистрировать, или неправильное оформление документов могут свести на нет ту тяжелую работу, которую вы проделали. Убедитесь, что вы не отставаете от своей файловой системы, чтобы она работала на вас.
- Иногда поиск файлов, которые неуместны, может помочь поддерживать вашу систему в порядке.
- Не пренебрегайте хранением активных документов в хранилище архивных документов.
Шаг 2. Удалите старые файлы
Некоторые файлы необходимо хранить в течение длительного времени. Однако ваша файловая система будет иметь ограниченный размер, и вам потребуется регулярно удалять ненужные файлы. Регулярная очистка вашей файловой системы поможет поддерживать ее в порядке и правильно работать.
- Многие старые финансовые документы нужно будет хранить годами.
- Старые бюджеты, финансовые отчеты или годовые политики, возможно, потребуется хранить только в течение одного года.
- Удаление старых файлов освободит место для входящих документов.
- Избавление от ненужных файлов упростит поиск необходимых документов.
- То же самое и с электронными файлами. Удалите все повторяющиеся, устаревшие или ненужные документы из предыдущих проектов.
Шаг 3. Заархивируйте старые электронные файлы
Старые файлы, которые все еще актуальны или могут быть однажды возвращены, могут быть заархивированы. Это означает, что они должны храниться отдельно от стандартной файловой системы, но при этом должны быть организованы и доступны. Рассмотрите возможность создания дополнительной широкой категории для архивных файлов. Переместите неиспользуемые файлы в эту папку с сохранением форматирования их вложенных папок. Если вы хотите, чтобы заархивированные файлы не попадали на экран вашего файла, попробуйте поставить букву «z» перед именем файла, чтобы оно располагалось в нижней части алфавитного порядка файлов. Например, вы можете назвать его «z_archive» или что-то подобное.
Шаг 4. Оптимизируйте вашу файловую систему
Приведение файлов в порядок и их поддержание в таком порядке могут быть полезны, когда дело доходит до вашей личной организации. Однако в вашей файловой системе всегда есть возможности для улучшения. Продолжая работать с файловой системой, следите за любыми улучшениями, которые вы можете внести, чтобы сделать ее еще более эффективной.
- Возможно, вы захотите избавиться от категорий, которые, похоже, вам не нужны.
- Категории, которые кажутся чрезмерно используемыми, возможно, придется разбить на более мелкие категории.
