Если вы работаете в медицинском офисе или начинаете свою собственную практику, планирование приема пациентов - одна из ваших самых важных задач. Хорошо организованный график приема гарантирует, что ни один из пациентов не «заблудится» в системе, и что пациенты и врачи получат удовольствие от работы в офисе. Между тем, повышение продуктивности вашего графика позволит вам назначать больше встреч и увеличить доход вашего офиса.
Шаги
Метод 1 из 3: Настройка системы записи на прием
Шаг 1. Позвольте пациентам записаться на прием по телефону, лично или через Интернет
Таким образом, вы убедитесь, что получаете как можно больше пациентов и не теряете потенциальных пациентов, которые не могут записаться на прием одним определенным образом. Предоставление людям возможности записываться на прием в режиме онлайн также позволяет вам воспользоваться круглосуточным онлайн-доступом и позволить пациентам записываться на прием в нерабочее время.
- В дополнение к этой дополнительной эффективности пациенты также обычно сообщают, что чувствуют себя более комфортно и менее обремененными благодаря онлайн-саморазведке, чем назначению встреч по телефону.
- Существует множество программ онлайн-записи на прием, которые вы можете приобрести для использования в своем офисе. Некоторые из самых популярных программ включают AppointmentPlus, Booker и Thryv. Конечно, вы также можете создать собственное программное обеспечение для планирования, если у вас есть навыки программирования и разработки!
Шаг 2. Предложите пациентам несколько вариантов временного интервала для их приема
Убедитесь, что вы предоставляете своим пациентам как можно больше вариантов, чтобы они могли выбрать лучший временной интервал для своего конкретного графика. Это может показаться очевидным, но это очень важно для того, чтобы ваши пациенты были довольны и уменьшили вероятность того, что им придется отменить прием из-за временного конфликта.
Например, вместо того, чтобы спрашивать пациента, подходит ли для него вторник в 1:00, дайте ему возможность выбрать любой доступный временной интервал, который подходит для него, например, вторник с 1: 00-2: 00, 2: 00-3.: 00 или 4: 00-5: 00
Шаг 3. Запишите контактную информацию каждого запланированного пациента
У вас должна быть возможность связаться с ними, чтобы напомнить им о предстоящей встрече или перенести их следующее бронирование. Убедитесь, что вы спрашиваете номер телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес человека, когда он впервые записывается на прием.
Если человек назначает встречу лично или по телефону, просто попросите его предоставить эту информацию. Если они записываются на прием через Интернет, обязательно укажите на своем онлайн-портале контактную информацию о пациентах
Шаг 4. Отправьте пациентам напоминания за день до их приема
Если пациенты забывают время приема и не приходят, это приводит к огромному количеству потерянного времени в вашем расписании. Использование напоминаний снижает риск того, что пациенты не явятся на прием, и, таким образом, помогает предотвратить эту потерю времени.
- Звонок или текстовое сообщение пациентам - лучший тип напоминания, поскольку они с большей вероятностью заметят входящий звонок или текст, чем увидят новое электронное письмо за короткий промежуток времени.
- Использование системы напоминаний может также увеличить количество случаев отмены и переноса нежелательных встреч, что может привести к тому, что пациенты будут чувствовать себя более уверенно и, следовательно, более удовлетворенными временем приема.
Шаг 5. Назначьте назначенного специалиста по расписанию для вашего офиса
Если вы не несете единоличную ответственность за соблюдение графика встреч в своем офисе, наймите или назначьте кого-нибудь главным планировщиком встреч. Если возложить ответственность за планирование встреч на одного человека, это позволит упорядочить процедуру планирования и привести к графику, который лучше отражает потребности пациентов и предпочтения отдельных врачей.
Например, если 1 человек отвечает за планирование встреч, он может сосредоточиться на таких вещах, как сопоставление определенных пациентов или условий с определенными врачами, вместо того, чтобы разделять свое внимание между несколькими задачами
Метод 2 из 3: сортировка пациентов по графику
Шаг 1. Сгруппируйте пациентов с похожими состояниями или проблемами в один день
Врачи обычно ценят одновременное лечение схожих пациентов, поскольку это делает их работу более последовательной и дает им более сфокусированный медицинский образ мышления. Таким образом, составление расписания приемов сделает врачей в вашем офисе более счастливыми и позволит вашим пациентам получить более эффективное лечение.
Например, если несколько пациентов записываются на прием по поводу кожных заболеваний в течение определенной недели, попробуйте настроить его так, чтобы все их встречи приходились на один и тот же день этой недели
Шаг 2. Используйте схему сортировки, чтобы расставить приоритеты на приемы по степени серьезности
Таблица должна включать такие критерии, как сообщаемые симптомы, срочность приема и продолжительность приема. Когда вы добавляете новую встречу в расписание, обратитесь к этой таблице, чтобы определить, следует ли записывать встречу в тот же день, в следующие несколько дней или в течение следующих нескольких недель.
- Например, если человек звонит, чтобы записаться на прием и сообщает о таких симптомах, как сильная боль и одышка, как можно скорее включите его в график, так как его состояние может быть очень серьезным.
- Если в расписании нет места, чтобы сразу увидеть кого-то с неотложным состоянием, и вам нужно перенести встречу с другим пациентом, вы также можете использовать таблицу, чтобы определить, какие встречи можно отложить.
Шаг 3. Избегайте двойного бронирования новых пациентов и пациентов со сложными проблемами
Эти встречи потребуют больше времени и внимания, чем потребуется возвращающимся пациентам. Вместо этого запланируйте «подработку» пациентов, которым требуется мало внимания, вместе с новыми пациентами, чтобы медсестры могли выполнить начальную проверку нового пациента, в то время как врач работает с пациентом, проходящим работу.
- Хотя двойное бронирование таким образом может помочь вам увидеть больше пациентов за день, оно может привести к возникновению проблем при возникновении непредвиденных обстоятельств. Сведите к минимуму двойное бронирование, чтобы избежать проблем в будущем.
- Планирование «рабочих» пациентов также является хорошим средством сортировки пациентов в зависимости от их потребностей и предоставления большего места для приема тем, у кого есть более серьезные проблемы.
Шаг 4. Планируйте свой график с учетом сезонных колебаний потребностей пациентов
Основываясь на демографических характеристиках вашей клиентуры, вы, вероятно, увидите, что в одно и то же время года на регулярной основе заказывается много встреч. Используйте прошлый опыт, чтобы предсказать эти сезонные колебания, и оставьте в расписании достаточно места, чтобы учесть потребности ваших пациентов.
- Например, вы можете увидеть, как большое количество людей планируют проверки своих детей в начале нового учебного года, что потребует от вас стараться оставлять место для этих встреч каждый день до и после школы.
- Как правило, самые загруженные периоды года для кабинетов врачей включают начало нового учебного года (т. Е. Август), сезон аллергии (т. Е. Апрель-июнь) и сезон гриппа (т. Е. Октябрь-февраль).
Метод 3 из 3: ведение эффективного графика встреч
Шаг 1. Создайте еженедельную временную шкалу, чтобы упорядочить свое расписание
Ваш график должен включать в себя такую информацию, как количество пациентов, которых ваш офис должен планировать на каждую неделю, сколько часов могут работать сотрудники и сколько дней пациент может ждать, прежде чем обратиться к врачу. Наличие этой информации в вашем графике поможет вам сбалансировать потребности пациентов с потребностями ваших офисных работников.
Например, если вы знаете, что уже запланировали достаточно пациентов, чтобы удовлетворить потребности вашего офиса на одну неделю, вы можете назначить приоритетное расписание для пациентов, у которых нет неотложных состояний, в течение следующей недели
Шаг 2. Используйте модифицированный график волн, чтобы избежать скопления пациентов
В этой модели расписания записи пациентов группируются в начале часа, а конец часа остается открытым. При таком расписании открытое пространство в конце часа работает как буфер на случай, если встречи продлятся дольше, чем ожидалось, или возникнут другие непредвиденные обстоятельства.
- Модифицированная модель волнового расписания значительно сократит время ожидания пациента, что приведет к большему общему удовлетворению пациента.
- Если в конце рабочего дня у вас будет свободное время, вы можете использовать это время, чтобы наверстать упущенное в офисе, например, заполнить документы, сделать телефонные звонки или даже провести собрания сотрудников.
Шаг 3. Используйте список ожидания, чтобы не потерять место в расписании после отмены
Имея список ожидания, вы можете добавлять пациентов в расписание в последнюю минуту, если ранее запланированный прием был отменен. Это сведет к минимуму количество времени и доходов, которые ваш офис потеряет, когда пациент откажется от вас.
Создайте свой список ожидания в цифровом формате и настройте его так, чтобы вы могли мгновенно отправлять текст или электронное письмо пациентам из списка, когда открывается временной интервал. Это намного эффективнее, чем связываться с пациентами из списка по телефону
Шаг 4. Установите время прибытия на 20 минут раньше, чем время встречи
Это даст персоналу на стойке регистрации достаточно времени, чтобы собрать всю необходимую информацию от пациента до запланированного приема к врачу. Такой способ организации встреч позволяет избежать задержек, которые могут нарушить распорядок дня.
