Если кто-то вас разочаровывает или с вами происходит что-то неутешительное, совершенно нормально чувствовать себя расстроенным, разочарованным или совершенно злым. Но зачастую лучший ответ - это быть спокойным и собранным, чтобы вы могли профессионально высказать свои опасения и разочарования. Выразить себя профессионально несложно, если сохранять хладнокровие и хладнокровие. Независимо от того, хотите ли вы сообщить о своем разочаровании по электронной почте, письмом или лично, все дело в том, чтобы использовать правильный язык и вести себя должным образом.
Шаги
Метод 1 из 3: отправка профессионального электронного письма
Шаг 1. Используйте электронную почту, чтобы выразить разочарование в связи с проблемой, связанной с работой
Если вы разочарованы коллегой или менеджером, электронная почта - отличный способ выразить свое разочарование, а также сохранить цифровую запись на случай возникновения проблем в будущем. Вы также можете отправить электронное письмо, если вам отказали в потенциальной вакансии.
- Электронное письмо также является хорошим способом сообщить о своем разочаровании своему начальнику, если он отклонил запрос на что-то вроде отпуска или идею, которую вы предложили.
- Даже если это может задеть ваши чувства, всегда полезно отправить повторное электронное письмо после того, как вам отказали в приеме на работу.
Шаг 2. Напишите короткую и прямую строку темы, если вы пишете исходное электронное письмо
Будьте краткими и четко укажите в теме письма, о чем идет речь. Избегайте использования длинных предложений или грубых выражений, чтобы ваше письмо выглядело более профессиональным, чтобы получатель воспринял его более серьезно. Выберите тему, длина которой не превышает 5 слов, и введите ее в строку темы электронного письма.
Например, если вы пишете коллеге электронное письмо о пропущенном крайнем сроке, вы можете указать тему, которая выглядит как «Пропущенный крайний срок доставки»
Примечание:
Если вы отвечаете на электронное письмо, например на письмо с уведомлением об отказе в потенциальной работе, ответьте на исходное письмо, а не составляйте новое, чтобы иметь систематизированный учет своей переписки.
Шаг 3. Начните письмо с профессионального приветствия, чтобы задать тон
Начните письмо с официального приветствия, чтобы с самого начала было ясно, что оно профессиональное. Выберите приветствие, соответствующее вашим отношениям с этим человеком. Например, если вы работаете по имени с менеджером по имени Мэтью Смит, вы можете начать свое электронное письмо так: «Уважаемый Мэтт».
- Если у вас очень открытые и непринужденные отношения с получателем, вы можете сказать что-то вроде: «Привет, Мэтт».
- Если вы пишете электронное письмо кому-то, с кем никогда не встречались, начните с «Кого это может касаться».
- Для групповых писем с несколькими получателями, которым вы хотите адресовать, просто скажите «Все».
Шаг 4. Добавьте небольшое приветствие, чтобы электронная почта оставалась дружественной
После того как вы поприветствуете получателя, сделайте первую строку вашего электронного письма короткой или приятной, чтобы показать, что вы дружелюбны, но профессиональны. Будьте краткими и не переходите на 2–3 строчки светской беседы, прежде чем перейдете к сути письма.
- Попробуйте начать с чего-нибудь вроде: «Надеюсь, у вас все хорошо» или «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует».
- Если ваши отношения с этим человеком случайные, вы можете упомянуть личную деталь, например: «Надеюсь, вы отлично провели время на концерте в прошлые выходные».
Шаг 5. Четко изложите свое разочарование в теле письма
После того, как вы подготовили почву для электронного письма с приветствием и коротким любезным выражением, приступайте к делу и выразите свое разочарование. Четко скажите им, что вы чувствуете, но говорите формально и избегайте сарказма, угроз или ненормативной лексики, чтобы выглядеть как можно более профессионально. Перечислите все свои жалобы и по возможности постарайтесь не превышать 1 абзац в теле письма, чтобы письмо было сосредоточено на обсуждаемой теме.
- Например, если вам отказали в потенциальной работе, вы можете сказать что-то вроде: «Мне жаль слышать, что вы решили пойти в другом направлении. Я с нетерпением ждал возможности, поэтому разочарован решением нанять кого-нибудь еще ».
- Если вы пишете коллеге или сотруднику, чтобы выразить свое разочарование, вы можете сказать что-то вроде: «Я обратил внимание на то, что некоторые политики и процедуры не соблюдались должным образом. У этих правил есть причина, поэтому очень неприятно узнавать, что их проигнорировали ».
Шаг 6. В письме говорите уважительно и уважительно
Используйте формальный и уважительный язык, чтобы ясно выразить свое разочарование, не заставляя получателя чувствовать, что вы лично нападаете на него. Представьте, как бы воспринят текст, если бы его прочитал кто-то другой или если бы он стал достоянием общественности, и сделайте свое письмо профессиональным представлением вас самих.
- Если вы отправляете электронное письмо сотруднику или руководителю, возможно, ваш адрес электронной почты будет передан другим людям, поэтому важно, чтобы ваше письмо было уважительным и профессиональным.
- Например, вместо того, чтобы сказать что-то вроде: «Я не понимаю, в чем ваша проблема и почему вы отказываетесь следовать процедуре», скажите что-то вроде: «Как мы уже обсуждали ранее, процедуры предназначены для того, чтобы все были в единстве. страницы, поэтому за ними должны следовать все ".
Шаг 7. Завершите свое электронное письмо на позитивной ноте и призывом к действию
Завершите свое электронное письмо, включив полезную информацию, например, назначив встречу или пригласив получателя прийти к вам, если у него возникнут какие-либо вопросы. Включите также несколько положительных заметок. Упоминайте о вещах, которые вам нравятся, или хвалите человека за то, что он сделал хорошо, чтобы он чувствовал, что вы не просто ругаете его, а уважаете его интересы.
- Например, вы можете сказать своему интервьюеру: «Но я благодарен за возможность взять интервью у вашей компании. Пожалуйста, дайте мне знать, если что-то откроется в будущем! »
- Если вы пишете сотруднику или коллеге, попробуйте что-нибудь вроде: «Я знаю, что вы очень много работали над этим, я просто хотел довести до вашего сведения проблемы, которые у меня возникают, чтобы вы могли следить. на случай возможных проблем в будущем ».
Шаг 8. Прочтите письмо вслух, прежде чем отправлять его, чтобы услышать, как оно звучит
Найдите минутку, чтобы прочитать всю электронную почту вслух, чтобы вы могли услышать тон вашего письма и вычитать любые орфографические или грамматические ошибки. Если вы обнаружите опечатки, орфографические ошибки или неуклюжий язык, исправьте их! Если ваш тон слишком мягкий или слишком резкий, настройте язык так, чтобы он был профессиональным, но твердым. Когда вы будете удовлетворены, отправьте его тому, для кого он предназначен.
- Вы также можете попросить друга или коллегу прочитать ваше электронное письмо, прежде чем отправлять его, чтобы убедиться, что оно звучит нормально.
- Орфографические ошибки или пропущенные слова действительно могут снизить влияние вашего электронного письма, поэтому не торопитесь, чтобы вычитать свой текст.
Метод 2 из 3: написание письма с официальной жалобой
Шаг 1. Отправьте письмо в компанию или если вы не смогли получить ответ
Если вы разочарованы продуктом или поведением компании, написание официального письма с подробным описанием вашей жалобы - самый профессиональный способ общения с ними. Если вам не удалось связаться с кем-либо другими способами, используйте официальное письмо как последнее средство, чтобы выразить разочарование и подробно описать свои проблемы.
Вы также можете использовать письмо как последнюю попытку доказать, что вы пытались связаться с кем-то, чтобы обсудить с ним свою проблему
Шаг 2. Четко сформулируйте проблему в первом предложении
Чем бы вы ни были разочарованы, сразу же проясните это, поместив это в самое первое предложение вашего письма. Говорите прямо и кратко, четко и профессионально изложите свою проблему или жалобу, чтобы задать тон всему письму.
- Например, если вы пишете в компанию, чтобы пожаловаться на политику, которая повлияла на вас, вы можете начать со слов: «Я пишу, чтобы выразить свое разочарование и разочарование политикой возврата вашей компании».
- Если вы пишете письмо кому-то, с кем не смогли связаться, попробуйте начать с чего-нибудь вроде: «Я пишу это письмо в связи с тем, что вы не ответили на мои вопросы о моем гарантийном депозите после того, как не смогли дозвониться. по телефону или электронной почте ».
Шаг 3. Используйте текст письма, чтобы добавить подробности и информацию, относящуюся к вашей проблеме
После того, как вы заявили о своем разочаровании и проблеме, используйте оставшуюся часть письма, чтобы добавить конкретные детали и информацию, чтобы развернуть письмо и объяснить свое разочарование. Назовите все шаги, которые вы предприняли для решения проблемы, а также усилия, которые вы предприняли, чтобы обратиться к ним за помощью.
Кончик:
Если вы пытались связаться с ними или они обещали решить вашу проблему, укажите даты, когда вы пытались связаться с ними или они обязались решить проблему.
Шаг 4. Избегайте гневных, саркастических или угрожающих выражений в своем письме
На протяжении всего письма говорите формально и профессионально. Никогда не используйте ненормативную лексику или угрожающие выражения и избегайте сарказма, чтобы ваш текст выглядел как можно более профессиональным.
- Если вам когда-нибудь придется предъявить письмо для судебного разбирательства, вы захотите выглядеть как можно более профессионально.
- Проклятия или грубые выражения заставят вас казаться агрессивным и непрофессиональным.
Шаг 5. Приложите копии всех документов, относящихся к вашей жалобе
Если у вас есть фотографии, контракты или любые другие документы, подтверждающие или подтверждающие ваши утверждения, сделайте их копию и приложите к письму. Убедитесь, что вы ссылаетесь на них в своем письме, чтобы сделать любые ваши претензии еще более обоснованными.
Например, в своем письме вы можете сказать что-то вроде: «Я прикрепил фотографии того, как выглядел готовый продукт, что, как вы видите, далеко не удовлетворительное»
Шаг 6. Добавьте свою контактную информацию после заключения
Завершите письмо абзацем, в котором кратко излагаются ваши основные проблемы и действия, которые вы хотели бы предпринять для их решения. Если вы хотите, чтобы человек или компания связались с вами, чтобы попытаться решить проблему или обсудить вопрос, не забудьте указать свою контактную информацию внизу.
- Подпишите письмо официальным завершением, например «С уважением», «С уважением» или «С уважением», после которого укажите свое имя.
- Сообщите номер телефона или адрес электронной почты, по которому вы хотите, чтобы они могли с вами связаться.
Шаг 7. Отправьте письмо заказным письмом, чтобы его нужно было подписать
Используйте заказное письмо или вариант доставки письма, при котором получатель должен подписать его, чтобы у вас было доказательство того, что оно было получено. Сохраните квитанцию на случай, если вам когда-нибудь понадобится доказать, что вы написали им письмо, или предоставить ее для судебного разбирательства.
Метод 3 из 3: поговорить с кем-то профессионально
Шаг 1. Поговорите с кем-нибудь напрямую, если вы не хотите, чтобы это было записано
Если вы предпочитаете выражать свое разочарование без бумажного следа или не беспокоясь о том, что ваш разговор будет изучен позже, поговорите лицом к лицу. Кроме того, прямой разговор с кем-то позволяет вам оценить его реакцию и добавляет индивидуальности.
- Также часто бывает гораздо быстрее просто поговорить с тем, кто вас разочаровал.
- Разговор с кем-то позволяет вам использовать собственный язык тела и тон голоса, чтобы действительно выразить свое разочарование или разочарование.
Шаг 2. Попросите человека встретиться с вами наедине, чтобы обсудить проблему
Разговаривайте с этим человеком вдали от других людей, чтобы вы могли свободно выражать свои мысли, не смущая их. Запланируйте встречу или попросите их встретиться с вами где-нибудь, например, в конференц-зале, офисе или даже в кафе, чтобы это было более профессионально.
- Позвоните им или отправьте электронное письмо, чтобы спросить, какое время и место им лучше всего.
- Если вы оказались в ситуации, когда не можете заявить о своем разочаровании конфиденциально, постарайтесь оставаться настолько профессиональным, насколько это возможно, и держите самообладание под контролем.
Кончик:
Если вам нужно поговорить с ними немедленно, скажите им что-нибудь вроде: «У вас есть минутка? Мне надо поговорить с тобой."
Шаг 3. Начните разговор, поблагодарив их и спросив, как у них дела
Прежде чем начать выражать свое разочарование, поблагодарите человека за то, что он нашел время встретиться с вами и оценить его настроение. Спросите их, как у них дела и готовы ли они поговорить с вами по этому поводу. Если они кажутся рассерженными или взволнованными, постарайтесь их успокоить или подождите, чтобы поговорить с ними позже. Если они кажутся нормальными, продолжайте обсуждать свою проблему или вопрос.
- Если начать с правильной ноги, разговор будет проходить гладко и профессионально.
- Например, вы можете начать со слов: «Большое спасибо за уделенное время. Я не задержусь, мне просто нужно кое-что с тобой обсудить.
Шаг 4. Изложите свою жалобу четко и прямо
Скажите человеку, почему вы разочарованы, используя конкретный и бесстрастный язык. Будьте прямолинейны и объективны и перечислите все причины, по которым вы недовольны, но не ругайте их списком проступков. Используйте спокойный профессиональный язык, чтобы выразить свои чувства, и избегайте повышения голоса или ненормативной лексики.
- Крики и проклятия только сделают вас агрессивным и непрофессиональным.
- Например, расскажите им, что вы чувствуете, но не слишком эмоционально. Можно сказать что-то вроде: «Когда ты делаешь что-то подобное, я действительно чувствую, что тебя не волнует, как это на меня влияет, и, честно говоря, это обидно и разочаровывает.
Шаг 5. Спросите их, есть ли у них какие-либо вопросы, прежде чем закончить встречу
После того, как вы выразили разочарование и объяснили свои доводы, дайте человеку возможность поговорить. Спросите их, есть ли у них к вам какие-либо вопросы или они не совсем понимают то, что вы им сказали, чтобы не возникло путаницы. Затем еще раз поблагодарите их за встречу с вами, прежде чем закончить разговор.
Если возможно, предложите решения или улучшения на будущее
подсказки
- Никогда не печатайте электронные письма, не пишите письма и не разговаривайте, пока вы злитесь. Сделайте несколько вдохов, чтобы успокоиться, прежде чем начать, чтобы у вас была ясная голова.
- Избегайте разговоров с кем-либо в присутствии других людей. Подождите, пока они будут готовы поговорить, и встретитесь с ними наедине.
