В соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда (OSHA) ваши сотрудники имеют право выдать вас за любое количество нарушений техники безопасности, связанных с работой, включая использование опасных материалов, противопожарную защиту или воздействие шума. Знание того, как реагировать на жалобу OSHA, и наличие существующего набора процедур поможет вашей компании продолжить бизнес и удовлетворить все нормативные потребности, рассмотренные в жалобе.
Шаги
Часть 1 из 4: реакция на первый телефонный звонок
Шаг 1. Не паникуйте
Получение жалобы OSHA, вероятно, вызовет у вас шок, но не паникуйте! Все, что вам нужно сделать, это сохранять спокойствие и уважение, внимательно слушать и следовать инструкциям, вносить необходимые изменения и отправлять ответное письмо, в котором это отображается. Фактически, ваша жалоба на OSHA должна быть решена в течение нескольких дней.
Шаг 2. Внимательно слушайте
Когда вы получите первый телефонный звонок с уведомлением о жалобе OSHA, внимательно выслушайте телефонного представителя. Избегайте вопросов! Просто будьте настолько профессиональны, насколько можете, и запишите всю информацию.
Шаг 3. Воздержитесь от признания или объяснения чего-либо
Пока вы разговариваете с представителем по телефону, воздержитесь от признания, отрицания или иного объяснения чего-либо. Сейчас не время для этого. Просто слушайте и усвойте как можно больше информации. Во время этого телефонного разговора молчите.
Вы можете сказать что-то вроде: «Я не могу ни подтвердить, ни опровергнуть эти обвинения» или просто: «Политика нашей компании не требует немедленного ответа»
Шаг 4. Выразите искреннюю озабоченность
После того, как вы услышали, что сказал представитель, найдите время, чтобы выразить искреннюю профессиональную озабоченность. Покажите, что вы очень серьезно относитесь к этой жалобе.
Вы можете прямо заявить о своем беспокойстве, сказав: «Я очень серьезно отношусь к этой жалобе. Для меня очень важна безопасность моих сотрудников и рабочего места»
Шаг 5. Объявите о своем намерении подчиниться
Объясните, что вы намерены внимательно изучить обвинения, когда получите официальное письмо с жалобой, и соблюдайте инструкции, изложенные в нем. Дайте понять, что вы сделаете все необходимое, чтобы разрешить эту жалобу и исправить ситуацию.
Вы можете сказать: «У меня есть все намерения разобраться в этом вопросе и исправить любые проблемы как можно скорее»
Шаг 6. Поблагодарите представителя OSHA
В конце телефонного разговора обязательно поблагодарите представителя за потраченное время. Это помогает завершить общение на позитивной и профессиональной ноте.
Часть 2 из 4: Ответ на письмо с жалобой
Шаг 1. Ознакомьтесь со стандартами OSHA, указанными в письме
Вскоре после телефонного звонка вы должны получить факсимильную корреспонденцию от OSHA. Это ваше официальное письмо с жалобой. Внимательно прочтите это письмо и определите суть жалобы.
Шаг 2. Разместите копию письма с жалобой
Согласно инструкциям OSHA, вы должны разместить копию письма с жалобой на доске объявлений компании, где ее могут увидеть все сотрудники.
- Цитата должна оставаться опубликованной в течение трех рабочих дней (не включая выходные и праздничные дни) или до тех пор, пока проблема не будет исправлена.
- Это необходимо сделать, даже если вы оспариваете цитату.
Шаг 3. Подпишите и отправьте по факсу «Свидетельство о размещении»
«После того, как вы разместите копию этого письма, чтобы ваши сотрудники могли видеть, подпишите прилагаемый« Сертификат о отправке »и отправьте его по факсу на указанный номер. Сохраните квитанцию по факсу в качестве доказательства.
Шаг 4. Изучите обвинения
Изучите каждый элемент жалобы OSHA как можно тщательнее. Даже если вы расстроены жалобой или не придаете особого значения ее легитимности, поищите любые области, которые необходимо решить или улучшить.
Шаг 5. Приведите в действие свой план коррекции
После того, как вы изучите все потенциальные проблемы, разработайте план по их устранению и немедленно приведите его в действие. Запишите любые важные изменения с помощью фотографий, квитанций или другой документации.
Часть 3 из 4: Составление ответного письма
Шаг 1. Действуйте быстро
Вы должны составить ответное письмо не позднее, чем через три дня после получения письма с жалобой. После получения жалобы у вас будет всего пять дней, чтобы полностью разобраться в ситуации и отправить ответ, так что не теряйте время зря.
Шаг 2. Используйте четкий формат
Внимательно посмотрите, как оформлено письмо с жалобой, обратите внимание на используемую формулировку и обратите внимание на тон. Вам нужно будет соответствовать как формату, так и тональности полученного вами письма.
- Адрес вашего письма отражает информацию из полученного вами письма с жалобой (включая имя представителя, подписавшего ваше письмо с жалобой).
- В теме письма укажите свой официальный номер жалобы.
- Сопоставьте приветствие в вашем письме с тем, которое использовалось в письме-жалобе.
- Во вступительной части изложите свои намерения в письме (например, рассмотреть обвинения и представить свои выводы).
Шаг 3. Ограничьтесь фактами
В оставшейся части письма изложите факты как можно проще и яснее. Это не место, чтобы плохо отзываться о сотруднике, пытаться опровергнуть обвинения или пытаться возложить вину на других. Ваша жалоба будет решена наиболее быстро, если вы просто ответите на обвинения и объясните, что вы сделали для исправления ситуации.
Например, можно сказать: «5 ноября я получил жалобу OSHA № 2845. В течение следующих двух дней мы исследовали цитаты 1–3 и приняли меры по исправлению положения. 7 ноября мы исправили ссылку 1 (неправильное использование вытяжного шкафа) путем замены оборудования (см. прилагаемую квитанцию и фото) »
Шаг 4. Предоставьте документацию
Отправьте свое письмо вместе с любыми дополнительными документами, которые помогут вам закрыть ваше дело. Это могут быть заказы на покупку, квитанции, результаты мониторинга, контактная информация поставщика / подрядчика, фотографии или любой другой документ, подтверждающий внесенные вами изменения.
Шаг 5. Отправьте письмо
Договоритесь о том, чтобы письмо было отправлено сертифицированной почтой (с требованием подписи при получении) или частным курьером. Не забывайте о пятидневном сроке!
Шаг 6. Позвоните и свяжитесь с нами
Если вы ничего не услышали по своей жалобе в течение трех рабочих дней после предполагаемой даты ее получения, позвоните и свяжитесь с нами. Подготовьте номер вашего дела и попросите отчет о статусе.
Шаг 7. Подготовьтесь к осмотру
Вполне возможно, что инспектор OSHA может явиться на ваше учреждение без предупреждения. Будьте добры, профессиональны и вежливы и отвечайте только на конкретные вопросы, заданные инспектором.
Шаг 8. Оплатите штрафы
В зависимости от характера и серьезности жалобы вас также могут попросить уплатить штраф. Этот штраф должен быть оплачен в течение 15 рабочих дней с момента получения ссылки, отправив чек непосредственно в OSHA. Пока ваш платеж не будет получен, ваше дело не будет рассмотрено.
Часть 4 из 4: Оспаривание жалобы OSHA
Шаг 1. Запросите неформальную конференцию
Если вы подумываете об оспаривании своей жалобы, настоятельно рекомендуется позвонить и запросить неофициальную конференцию с местным представителем OSHA. Во время этой конференции вы сможете лучше понять характер вашего нарушения, обсудить методы исправления, обсудить варианты урегулирования и, возможно, даже разрешить спорные цитаты и штрафы.
Это также можно сделать, если вы намерены полностью подчиниться или если вы не уверены, какой курс выбрать
Шаг 2. Составьте и отправьте «Уведомление о намерении участвовать в конкурсе
«Если вы пришли к выводу, что какой-либо элемент жалобы необоснован, или если вы не согласны с назначенным гонораром или датой уменьшения выбросов, вы должны подать официальное Уведомление о намерении участвовать в Конкурсе в течение 15 рабочих дней с момента получения вашей ссылки. В вашем письме должно быть как можно более четко указано, что оспаривается - цитата, часть цитаты, размер пошлины или дата уменьшения загрязнения. Затем отправьте это уведомление заказным письмом.
Например, вы можете сказать: «Я хочу оспорить цитирование и штрафы, предложенные для пунктов 2 и 3 цитирования, опубликованного 5 ноября 2015 года»
Шаг 3. Подождите, пока OSHRC назначит слушание
Как только ваше Уведомление о намерении принять участие в конкурсе будет получено, ваше дело будет официально рассматриваться в судебном порядке. Даты сокращения и выплаты будут приостановлены до тех пор, пока не будет принято решение, и ваше дело не будет передано в OSHRC. OSHRC - независимое агентство, отделенное от Министерства труда. OSHRC назначит слушание по вашему делу.
Шаг 4. Посетите слушание
Как только дата вашего слушания будет установлена, вы захотите начать подготовку к слушанию и убедиться, что вы можете присутствовать на нем. Вы можете получить консультацию юриста, который поможет вам представить ваше дело. И работодатели, и сотрудники имеют право участвовать в этом слушании.
Шаг 5. Выберите, принять решение или подать апелляцию
На этом слушании будет принято решение: либо оставить в силе первоначальное упоминание и гонорары, изменив их с учетом вашего конкретного возражения, либо отклонить их. После этого у любой из сторон есть возможность принять решение или подать апелляцию для дальнейшего расследования в OSHRC. Если дело по-прежнему не будет разрешено, оно будет передано в Федеральный окружной суд.
подсказки
- Уважайте право ваших сотрудников подавать жалобу OSHA. Раздел 11 (c) Закона о безопасности и гигиене труда запрещает любой компании увольнять сотрудника или принимать ответные меры против него или нее из-за сообщения о нарушениях или подачи жалобы OSHA.
- Не задавайте вопросов и не оправдывайтесь, когда имеете дело с OSHA. Вместо этого будьте прямолинейны и кратки в общении с ними и рассматривайте только жалобу.
- Если следователь OSHA появляется на вашем предприятии, вы не обязаны допускать его до тех пор, пока весь управленческий персонал не будет на месте. Сообщите об этом всем секретарям и охранникам.
- Если эту проблему быстро не решить, возможно, вам стоит обратиться за помощью к юрисконсульту.
