Планирование собрания мэрии по вопросам здоровья в основном ничем не отличается от планирования собрания мэрии по любому другому вопросу, за исключением состава аудитории и типов участников дискуссии, которые будут выступать на мероприятии. Тем не менее, есть многое, что нужно для успешного планирования любого собрания в мэрии. Вам нужно будет много работать, нанять важных заинтересованных сторон и убедиться, что у вас достаточно времени для выполнения заказа, чтобы привлечь внимание прессы и сообщества.
Шаги
Часть 1 из 3: Закладка фундамента
Шаг 1. Сформируйте комитет по планированию
Идея создания комитета по планированию - это численная сила. Есть несколько вопросов, связанных со здравоохранением, которые не касаются более чем одной организации. Вам необходимо определить другие организации в сообществе, которые занимаются вашей проблемой, убедить важных членов в преимуществах городской ратуши и привлечь их в свой комитет по планированию.
- Например, если вас беспокоит питание детей, некоторые общественные организации, занимающиеся этим вопросом, могут быть школами, педиатрами, продовольственными банками, церквями, фермерами и детскими садами.
- Самореклама может быть очень сильным мотиватором. Подходите к целевым организациям с выгодной позиции, объясняя, как участие в мэрии может быть им выгодно.
Шаг 2. Локализуйте проблемы
Намного легче беспокоиться о проблеме, которая затрагивает вас напрямую. Чтобы сделать тему вашей ратуши более непосредственной и убедительной, подчеркните влияние проблемы на местном уровне, а не на национальном или глобальном.
- Например, если в вашем городе или штате высокий уровень ВИЧ-инфекции или высокий уровень ожирения, вам следует акцентировать внимание на проблемах, с которыми в результате столкнется ваш район, а не на проблемах, связанных с диагнозом ВИЧ или ожирением в целом.
- Таким образом, вы могли бы сказать: «Город Филадельфия должен будет заплатить на 3,5 миллиарда долларов больше расходов на здравоохранение в течение следующих 15 лет из-за нашего высокого уровня ожирения», а не «Ожирение ведет к более высоким расходам на здравоохранение».
Шаг 3. Определите цели
Цели вашей встречи будут определять формат, кого вы пригласите и как вы будете его продвигать. Термин «ратуша» означает только такой тип встречи, на которой открытые вопросы и ответы публики составляют основную часть встречи.
Целями вашей встречи могут быть информационные, пропаганда определенной должности или предоставление обратной связи политическим кандидатам. Хотя встречи политических кандидатов и сторонников, вероятно, привлекают наибольшее внимание, они не обязательно лучше всего подходят для решения вашей проблемы. Например, если общественное мнение противоречит целям политики вашей организации, информационная встреча может быть лучшей стратегией для изменения мнений в соответствии с вашими потребностями
Шаг 4. Выберите формат
Традиционный формат ратуши - это группа из трех-пяти выступающих плюс модератор, которые кратко рассказывают о своем опыте и позициях. Затем модератор задает вопросы аудитории. Хотя аудитория может задавать вопросы определенному участнику дискуссии, модератор должен действовать как фасилитатор, и если они чувствуют, что программа будет продвигаться вперед, задав тот же вопрос нескольким участникам дискуссии, они должны это сделать. Другие форматы могут включать:
- Чистый формат вопросов и ответов. Это может быть полезно для форума кандидатов.
- Формат анонимного вопроса, где вопросы отправляются заранее, и модератор выбирает, какие вопросы представить панели. Этот формат может быть хорош для спорных тем.
Часть 2 из 3: объединение собрания
Шаг 1. Выберите место, дату и время
Место встречи должно быть централизованным, нейтральным, доступным для инвалидов. Церкви, библиотеки, правительственные здания и общественные центры - все это хороший выбор. Убедитесь, что оно не конфликтует с другим популярным мероприятием сообщества, и проводите его в то время, когда многие люди смогут его посетить, - в выходные, а если в будние дни, то вечером.
- Хорошее практическое правило - всегда выбирать слишком маленькое место. Многолюдное заведение производит впечатление активности и популярности, что всегда лучше, чем альтернатива.
- Сделайте мероприятие бесплатным или по номинальной стоимости, но поощряйте участников к RSVP. Для этого используйте страницу Facebook, адрес электронной почты или телефонный номер - это простой и недорогой способ сделать это. Предположим, что две трети «майбов» не появятся.
- Убедитесь, что у вас есть другое место встречи на тот случай, если запланированное место встречи не состоится.
Шаг 2. Пригласите участников дискуссии
Участники дискуссии - один из самых важных факторов, способствующих успеху или неудаче мэрии. Хотя лучше всего иметь на панели известных людей, это не всегда вариант. Следующее, что лучше всего, - это иметь участников дискуссии, представляющих известные организации, и / или участников с известным опытом - это придает мероприятию больше доверия.
- Обращайтесь к избранным должностным лицам, ученым, лидерам церкви и сообщества, а также поставщикам медицинских услуг.
- Это еще одна область, где может пригодиться разнообразный комитет по планированию. Чем более широкие связи будут иметь члены сообщества по планированию, тем больше у вас будет шансов привлечь разнообразную и интересную группу экспертов.
- Не сбрасывайте со счетов личностный фактор, когда приглашаете участников дискуссии. Эксперты должны обладать достаточным доверием, чтобы привлечь людей к ратуше, но они должны быть достаточно увлекательными, чтобы люди говорили о вашей ратуше еще долго после ее завершения.
Шаг 3. Нанять модератора
Модераторы - еще один важный фактор успеха ратуши. Модератор должен пользоваться уважением участников дискуссии и аудитории, а также темпераментом, чтобы снять напряжение и ускорить обсуждение.
Думайте о модераторе как о ведущем - он должен быть харизматичным, но не настолько харизматичным, чтобы затмевать участников дискуссии или доминировать в обсуждении. Хорошими кандидатами могут быть представители средств массовой информации, судьи и адвокаты на пенсии, а также священнослужители
Шаг 4. Проинформируйте участников дискуссии
Убедитесь, что участники вашей дискуссии знают формат ратуши, других участников, ожидаемую явку и темы повестки дня. Если они хотят, подготовьте их к разговору со СМИ впоследствии.
Желательно, чтобы участники дискуссии приходили за сорок пять минут до часа раньше времени, чтобы вы могли в последний раз пройтись по формату и тематике
Шаг 5. Соберите посох
Определенный ключевой персонал будет необходим, чтобы встреча прошла гладко. У вас должен быть кто-то, кто будет разговаривать со СМИ, рассадить гостей и раздать участникам дискуссии и гостям такие материалы, как повестка дня собрания.
Все это прекрасная работа для волонтеров
Шаг 6. Подготовьте предварительные материалы
Неважно, какого размера ваша встреча, вам понадобятся печатные материалы для раздачи гостям, прессе и участникам дискуссии. Тип встречи, которую вы проводите, будет определять конкретные типы материалов. Например:
- Если вы проводите информационную встречу, рекомендуется распечатать рекламные листовки или брошюры, в которых будет затронута часть информации, которую вы представите в ратуше. Например, если ваша проблема связана с ВИЧ в вашем сообществе, распечатайте листок, в котором приводятся важные статистические данные о воздействии ВИЧ на местном уровне.
- Ратуша с политическими кандидатами или должностными лицами может включать информацию о позициях кандидатов или должностных лиц и партиях, имеющих отношение к вашему здоровью.
Часть 3 из 3: Подготовка к встрече
Шаг 1. Убедитесь, что носитель появился
Пресса имеет решающее значение для успешной ратуши. Независимо от того, занимается ли ратуша пропагандой проблем, распространением информации или политическим форумом, ее известность будет влиять на успех этих целей и вашу способность собирать ратуши в будущем.
- Вам нужно будет писать пресс-релизы, определять репортеров, которые освещают истории о здоровье, общественных делах или политике, и регулярно связываться с ними.
- Пресс-релиз - это простой документ, отправляемый медиа-организациям, в котором объясняется событие и почему оно примечательно. Пресс-релизы обычно занимают меньше страницы.
- Новости о текущих событиях, поэтому вам нужно обязательно подчеркнуть репортерам, почему ратуша - это событие, которое нужно освещать сейчас, а не позже. Например, ожирение всегда является проблемой, но оно попадает в новости только тогда, когда публикуется исследование, цель которого - показать другую причину, по которой оно плохо.
Шаг 2. Обратитесь к единомышленникам
Члены вашего комитета по планированию, участники дискуссии и члены связанных организаций, которые не являются непосредственной частью городской ратуши, должны быть привлечены к популяризации мероприятия.
Не забывайте использовать ресурсы, такие как университетские городки, больницы и государственные учреждения. Разместите листовки с информацией о мероприятии в этих местах. Они могут быть отличным способом повысить посещаемость
Шаг 3. Попадите в социальные сети
Не забывайте об обширной сети тематических групп в Facebook и других социальных сетях. Не обращайтесь только к обычным организациям, у которых есть зарплата. Публикуйте сообщения в группах, блогах и досках объявлений заинтересованных и связанных организаций в Facebook.
Убедитесь, что участники вашей дискуссии и участники также продвигают мероприятие в Twitter, Facebook и Instagram
Шаг 4. Сложите пресс-пакеты
Пакет для прессы отличается от пресс-релиза тем, что представляет собой пакет материалов, предоставляемых репортерам в день события, а не побуждение к освещению события. Он должен включать:
- Пресс-релиз.
- Биографии участников дискуссии и спикеров.
- Информация о предмете, включая соответствующие исследования, статистику и личные истории затронутых лиц.
Шаг 5. Ожидайте неожиданного
Иногда участники дискуссии не появляются. Иногда митингующие наводняют площадку. Метель может налететь на эту местность из ниоткуда. Как организатор мероприятий, вам необходимо спланировать эти непредвиденные обстоятельства, заказав альтернативных выступающих или назначив альтернативные свидания.
- Если ваша ратуша наводнена протестующими, возможно, следует изменить формат. Если исходный формат представляет собой открытый вопрос и ответ, вместо этого задайте вопросы заранее. Если протестующие находятся снаружи, пригласите их и измените формат, чтобы задать вопросы заранее.
- Выстройте в очередь альтернативных докладчиков из вашей организации или участвующих организаций на случай, если запланированный докладчик не появится. Если ратуша является форумом между политическими кандидатами, неустанно подчеркивайте это в средствах массовой информации, что заставит их пожалеть о своем участии.
